* * * TUTORIALES * * *
El menú completo, explicado pantalla por pantalla.
23 guías en el mismo orden que el menú del sistema: qué muestra cada pantalla y cómo dejarla funcionando tú mismo, sin ayuda de nadie.
PRIMEROS PASOS
Deja los cimientos en 10 minutos
Antes de recorrer el menú, tres cosas sostienen todo lo demás: dónde vendes, qué vendes y cuánto tienes.
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Inicia sesión
Entra en posystock.com con el correo y la contraseña que te entregó tu administrador. Si tu rol es de cajero, entrarás directo al punto de venta; el resto del menú es para administradores.
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Crea tus ubicaciones
En Ubicaciones, da de alta cada tienda física y almacén con un nombre y un código corto (p. ej. CENTRO, ALM). Cada una lleva su propio inventario y sus propios cortes de caja.
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Agrega productos
En Productos, captura SKU, nombre, precio y código de barras. Si tu catálogo ya vive en WooCommerce, sáltate este paso: la importación lo trae solo (ver Tienda en línea).
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Registra existencias iniciales
En Inventario, usa “Aplicar ajuste” con la cantidad inicial de cada producto por ubicación. Todo queda en el historial de movimientos, con quién y por qué.
NOTA: Los módulos especializados — alimentos, mesas, agenda, terminal de tarjeta, apps de reparto — se activan por organización. Si no ves una sección del menú que aparece en estas guías, pídenos activarla.
RESUMEN
Resumen: el estado del negocio al abrir
Es la primera pantalla del panel. Muestra cinco tarjetas: las ventas de hoy en mostrador, los tickets de hoy, cuántos productos activos tienes, cuántas ubicaciones y cuántos sitios conectados.
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Úsala como termómetro, no como reporte
Las cifras son del día en curso y de tu organización completa. Para filtrar por fechas, ubicación o método de pago, eso vive en Reportes.
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Verifica que los números se muevan
Después de tu primera venta de prueba en el POS, regresa aquí: “Ventas de hoy” y “Tickets de hoy” deben reflejarla. Si no, la venta no se completó.
ÓRDENES DE HOY
Órdenes de hoy: todo lo vendido, en orden de llegada
Una sola lista con cada venta del día — mostrador, mesas, tienda en línea, WhatsApp y apps de reparto — ordenada por hora, con sus artículos, quién la cobró y su estado.
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Filtra por sucursal
Con más de una ubicación, las píldoras de arriba filtran la lista. Cada canal muestra su total del día para ver de dónde vino la venta.
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Aclara reclamos con la hora
“Mi pedido de las 2” se encuentra en segundos: cada orden trae su hora exacta, sus artículos y sus notas.
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Entiende qué cuenta y qué no
Las órdenes canceladas o devueltas se ven en la lista pero no suman en los totales. Los cobros de apps de reparto llegan por depósito del app, así que nunca inflan tu cajón.
PRODUCTOS
Productos: tu catálogo y sus cuatro tipos
La lista completa de lo que vendes: SKU, nombre, tipo, categoría, precio y stock total. Desde aquí se crea, se edita y se desactiva todo el catálogo.
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Crea un producto normal
SKU, nombre y precio bastan. El SKU es la llave que conecta el mismo producto en todas tus tiendas y en tu web — úsalo de forma consistente. El código de barras permite escanearlo en el POS; la categoría lo agrupa en los filtros.
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Elige el tipo correcto
“Producto con existencias” es el normal: se cuenta por piezas. “Preparado al momento” es un platillo: no tiene stock propio, su disponibilidad sale de la receta. “Insumo” no se vende: se consume al cocinar. “Servicio” es una cita (masaje, corte): su disponibilidad sale de la agenda. Los dos de en medio requieren el módulo de alimentos; el último, el de agenda.
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Vende por peso
En un insumo, marca “También se vende por kg / L” y captura el precio POR UNIDAD DE VENTA ($399 el kilo, no por gramo). Aparece en el POS con báscula y sale del mismo inventario que las recetas: lo que vendes suelto baja los platillos disponibles.
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Configura un servicio
Al elegir el tipo “Servicio” capturas duración, descanso entre citas, cuántas caben al mismo tiempo y el anticipo (nada, un porcentaje o el precio completo). Al editar el producto encontrarás además el cuestionario previo — preguntas como “¿consumiste alcohol en las últimas 24 horas?” con respuestas que pueden descalificar la reserva.
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Punto de reorden y lotes
El punto de reorden dispara la alerta de reabasto por correo. “Maneja lotes” activa caducidades: cada entrada lleva su fecha y el sistema vende primero lo que caduca primero.
INVENTARIO
Inventario: existencias, ajustes y traspasos
Las existencias de cada producto en cada ubicación, el historial completo de movimientos y las herramientas para corregir y mover stock.
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Aplica ajustes con motivo
Conteo físico, merma, rotura: captura la diferencia (+/−) y el motivo. Nada cambia el inventario sin dejar rastro de quién y por qué.
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Traspasa entre ubicaciones
Un traspaso descuenta de origen y suma en destino en una sola operación — nunca queda a medias. Si la tienda en línea se surte de la ubicación origen, su disponibilidad se actualiza sola.
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Vigila caducidades
Con lotes activados, aquí se ven las fechas por lote y el reporte de caducidad avisa qué está por vencer.
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Rutina de apertura (opcional)
El módulo de conteo de apertura obliga a contar ciertos productos antes de poder vender cada día — útil en cocinas. Se activa por organización.
COMPRAS
Compras: proveedores y órdenes que actualizan el costo
Tus proveedores y las órdenes de compra: qué pediste, a quién, y qué ya llegó. Recibir mercancía es lo que sube el inventario y actualiza el costo.
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Da de alta proveedores
Nombre y datos de contacto. Cada orden de compra se cuelga de un proveedor para que el historial tenga dueño.
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Levanta la orden
Elige proveedor, ubicación destino y renglones con cantidad y costo. La orden queda abierta hasta que llegue el camión.
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Recibe y deja que el sistema haga el resto
Al recibir, las existencias suben en la ubicación destino y el costo del producto se actualiza al de esta compra — de ahí sale el margen que ves al editar el producto. Si el producto maneja lotes, aquí capturas lote y caducidad.
GASTOS
Gastos: lo que sale y no es mercancía
La luz, las bolsas, el plomero. Un registro simple de gastos por concepto, monto y ubicación, para que los reportes no cuenten solo lo que entra.
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Registra el gasto donde ocurrió
Concepto, monto y ubicación. Asignarlo a la sucursal correcta hace que sus números cuenten la historia completa.
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Revísalos junto a las ventas
Los totales de gastos acompañan a los reportes de ventas del mismo periodo, así el “nos fue bien” ya trae el descuento de lo que costó.
UBICACIONES
Ubicaciones: tus tiendas, almacenes y sus terminales
Cada tienda física, almacén o cocina con su código corto. Aquí también se asigna la terminal de tarjeta de cada caja.
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Crea cada punto con su código
El código corto (CENTRO, ALM) encabeza los folios de ticket, así un folio siempre dice de qué caja salió. “Cocina” es un tipo especial: produce, no vende.
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Asigna la terminal de tarjeta
Si tu organización tiene el módulo de terminal, cada ubicación guarda el ID de su aparato Mercado Pago Point (uno por caja — regla de Mercado Pago). El botón “Preparar terminal (PDV)” cambia el aparato al modo integrado; sin ese paso, la terminal rechaza los cobros enviados.
TIENDA EN LÍNEA
Sitios conectados: tu WooCommerce sincronizado
Tus tiendas en línea emparejadas y su estado de sincronización. Una venta web descuenta inventario aquí; una venta de mostrador actualiza la web en menos de un minuto.
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Crea el sitio y copia el código
Agrega un sitio con el nombre de tu tienda. Se genera un código de emparejamiento de un solo uso.
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Instala el plugin en WordPress
Plugins → Añadir nuevo → Subir plugin, con el ZIP del conector que descargas de esta misma pantalla. Actívalo.
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Empareja
En WooCommerce → POSyStock Connector, pega la URL del hub (https://posystock.com) y el código. Al guardar, el plugin crea sus llaves y registra los webhooks — no hay más configuración.
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Importa el catálogo y define quién surte
“Importar ahora” trae los productos (enlazados por SKU; repetir es seguro). Luego marca qué ubicaciones suman su stock para mostrarse como disponible en línea.
CLIENTES
Clientes: una historia por persona
Quién te compra y cuánto. Cada cliente tiene su ficha: compras, apartados, y — con el módulo de agenda — sus reservas pasadas, las que vienen, sus respuestas al cuestionario y cuántas veces no llegó.
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Se crean solos al cobrar
En el POS, el botón de cliente busca por nombre o teléfono y crea al vuelo. Las reservas del widget también crean o encuentran al cliente por su teléfono — por eso el teléfono importa: es lo que une todo en UNA historia.
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Abre la ficha antes de atender
Haz clic en cualquier nombre de la lista. Ver que alguien lleva tres visitas — o dos plantones — cambia cómo lo atiendes.
CAMPAÑAS
Campañas: promociones por correo a tus clientes
Tus campañas enviadas y sus resultados: cuántos correos llegaron, cuántos se abrieron, cuántos tuvieron clic. Cada campaña sale a un público que eliges — todos, los que compraron hace poco, los que no han vuelto — y cada correo lleva su enlace de baja automático.
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Primero, el dominio de envío (una sola vez)
En Configuración → Campañas de correo se registra el dominio del negocio (o un subdominio de POSyStock si no tienes sitio web) y se publican tres registros DNS. Nosotros te ayudamos con este paso; cuando el estado diga “Verificado”, usa “Enviar correo de prueba” para verlo llegar a tu propia bandeja.
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Completa tu remitente
En la misma sección: el nombre que verán tus clientes, el correo remitente (hola@tudominio.com) y a dónde llegan las respuestas — tu bandeja real, para que un “¿tienen cita mañana?” no se pierda.
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Junta correos de clientes
Una campaña solo llega a clientes con correo registrado. El POS lo pide al crear un cliente (con su casilla de “acepta promociones”) y la página de reservas también lo ofrece. Pídelo en el mostrador: cada correo captado es un cliente al que puedes volver a invitar.
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Escribe y elige el público
En Campañas → Nueva campaña: asunto, texto normal (párrafos separados por línea en blanco), una imagen si quieres, y el público. El número que ves — “37 clientes con correo suscrito” — es exactamente a cuántos les llegará; los dados de baja y los correos rebotados se excluyen solos.
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Envía y lee los resultados
Los correos salen por lotes cada minuto (puedes cancelar lo que falte a media campaña). En la ficha de la campaña ves entregados, abiertos, clics, rebotes y bajas conforme suceden. Un cliente que se da de baja no vuelve a recibir campañas — y eso es lo que mantiene tus correos llegando a bandeja de entrada, no a spam.
AGENDA
Agenda: reservas en línea con anticipo
El calendario semanal de tu negocio: las reservas son bloques de colores sobre los días y las horas, y agendar es hacer clic en el hueco vacío. Arriba aparecen los anticipos por verificar y cualquier dinero por aclarar.
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Crea tus servicios
En Productos, tipo “Servicio”: duración, descanso entre citas, cuántas caben a la vez y el anticipo (nada / % / completo). Al editarlo, arma el cuestionario previo si tu servicio lo necesita.
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Define horarios y reglas
En Configuración → Agenda y reservas: los horarios de cada sucursal día por día, cada cuántos minutos se ofrecen citas, con cuánta anticipación mínima, y cuánto tiempo se aparta un lugar mientras llega el anticipo.
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Publica tu página de reservas
Elige tu enlace (posystock.com/reservar/tu-negocio) en la misma sección. Compártelo tal cual — WhatsApp, Instagram, un QR en el mostrador — o intégralo en tu sitio web con el código de iframe que te damos listo para copiar.
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Decide cómo se paga el anticipo
Transferencia: escribe tu CLABE en “Datos para transferencia” y el cliente sube su comprobante; tú lo apruebas en la agenda y la reserva se confirma sola. Tarjeta en línea: con tus credenciales de Mercado Pago cargadas, aparece el botón de pago y la confirmación es automática. Sin anticipo: la reserva se confirma al instante.
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Trabaja la semana
Clic en un bloque: registrar llegada, marcar que no llegó, cancelar o cobrar. Clic en un hueco vacío: nueva reserva con ese día y hora ya puestos. Al cobrar, el anticipo ya pagado se descuenta y el resto se cobra en efectivo o tarjeta — la venta cae al corte y a los reportes como cualquier otra.
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Verifica anticipos a tiempo
Los comprobantes pendientes aparecen arriba del calendario, vengan de la semana que vengan. El lugar del cliente está apartado mientras revisas; si el apartado vence sin pago, se libera solo — y si el dinero llega tarde, el sistema lo registra en rojo para que tú decidas, nunca lo tira.
APARTADOS
Apartados: mercancía guardada con enganche
Los apartados abiertos, cuánto llevan pagado y cuánto falta. La mercancía apartada sale del inventario disponible desde el primer abono, para que nadie venda lo prometido.
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Crea el apartado desde el POS
Arma el carrito, elige “Apartar” en lugar de cobrar, asigna el cliente y captura el enganche. El stock queda reservado en ese momento.
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Recibe abonos
Cada abono se registra con su método; los de efectivo entran al corte de la caja del día en que se reciben.
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Entrega al liquidar
Cuando el saldo llega a cero, “Entregar” genera el ticket de venta con todos los abonos sumados. Si se cancela, la mercancía y sus lotes regresan al inventario.
TOMA DE PEDIDOS
Toma de pedidos: WhatsApp sin retranscribir
Una pantalla para capturar pedidos que llegan por teléfono o WhatsApp: productos, cliente, fecha de entrega y pago, todo en una pasada.
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Captura con el calendario enfrente
El calendario muestra qué días están llenos o cerrados — las mismas reglas que ve tu tienda en línea, para nunca prometer una fecha que la web no daría.
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Asigna cliente por teléfono
El pedido crea o encuentra al cliente por su número, así su historial queda junto.
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Fuerza una fecha sólo si eres admin
Un administrador puede aceptar una fecha fuera de calendario dejando el motivo por escrito. Queda en las notas del pedido, con nombre y apellido.
APPS DE REPARTO
Apps de reparto: Uber, Rappi y DiDi en tu cocina
Los pedidos de las apps entran a tu cocina y a tu inventario como cualquier otro canal, con su propio total del día para saber cuánto vino de cada app.
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Activa la captura
Activa cada app en esta pantalla. Los pedidos capturados descuentan inventario, mandan platillos a cocina y aparecen en Órdenes de hoy con su canal.
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El dinero de las apps nunca toca tu cajón
Las apps pagan por depósito. Por eso estos pedidos no entran al corte de caja — y tu arqueo cuadra.
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Cancela sin descuadrar
Si la app cancela, cancela aquí: el inventario se devuelve solo y el pedido deja de contar en los totales sin desaparecer de la lista.
NOTA: La conexión directa con Uber Eats — pedidos que entran solos y menú publicado desde el hub — está en pruebas.
MESAS
Mesas: el piso de tu restaurante
El plano de tu piso con cada mesa y su estado: libre, con cuenta abierta, con rondas en cocina. Se cobra al final, con propina.
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Dibuja el piso una vez
En una cuadrícula colocas mesas, barra y pasillos. Cada sucursal tiene su propio plano.
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Abre la mesa y manda rondas
Cada ronda que agregas viaja a la pantalla de cocina al momento. La cuenta acumula todo lo servido.
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Cobra al final
El cobro cierra la cuenta con propina incluida y genera el ticket. La venta cae al canal “Mesas”, para saber cuánto vino del piso.
COCINA
Cocina: recetas, panel y disponibilidad honesta
El panel de cocina muestra qué preparar y cuándo, ordenado por hora de entrega. Detrás, las recetas conectan platillos con insumos para que vender un panini descuente jitomate.
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Captura insumos y recetas
Los insumos se miden en gramos, mililitros o piezas. La receta de cada platillo dice cuánto lleva de cada uno; la merma configurable descuenta lo que se pierde al preparar.
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Deja que el panel ordene el trabajo
Los pedidos entran a “Por preparar” cuando les toca — un pedido para dentro de dos horas espera su turno. “Listo” consume los insumos de la receta en ese momento.
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Confía en la disponibilidad
El POS y la web muestran cuántos platillos alcanzan con los insumos de HOY, descontando los ya prometidos. Cuando un ingrediente se acaba, el platillo se marca agotado solo — nadie vende lo que no se puede cocinar.
TRANSFERENCIAS
Transferencias: comprobantes que alguien confirma
Los pagos por transferencia que esperan verificación, con su captura de pantalla. Un comprobante no es dinero hasta que una persona lo confirma contra el banco.
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Cobra por transferencia en el POS
La venta se registra al momento con el pago “por verificar” — el mostrador nunca se detiene esperando un screenshot.
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Verifica contra tu banco
En esta bandeja ves el comprobante y confirmas o rechazas, con nota. El registro de quién verificó y cuándo se guarda para siempre.
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Las imágenes se borran solas
Los comprobantes traen datos bancarios de terceros; pasados los días de retención configurados, la imagen se elimina y queda solo el registro de la verificación.
TERMINAL DE TARJETA
Terminal Mercado Pago: cobra sin volver a teclear
Con el módulo activo, el POS manda el monto directo a tu terminal Mercado Pago Point y la venta se cierra sola cuando el cliente paga. La pantalla “Cobros por revisar” es la bandeja de lo que necesitó un humano.
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Carga tus credenciales
En Configuración, pega tu Access Token de Mercado Pago y el secreto de webhook. En el panel de Mercado Pago, registra la URL de notificaciones que te mostramos ahí mismo — así nos avisan cuando el cobro se aprueba.
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Asigna y prepara cada terminal
En Ubicaciones, guarda el ID del aparato de cada caja y usa “Preparar terminal (PDV)”. Ese botón cambia la terminal al modo integrado; es un paso único por aparato.
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Cobra desde el ticket
En el POS eliges “Terminal” y el monto viaja solo. La pantalla te dice honestamente en qué va: esperando tarjeta, aprobado, rechazado — y si se pierde la conexión, te pide NO volver a cobrar hasta verificar.
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Revisa la bandeja cuando algo no cierre
Un cobro que el sistema no pudo confirmar solo — terminal desconectada, pago tardío, monto distinto — aparece en “Cobros por revisar” con lo que reportó Mercado Pago, para que decidas con evidencia: registrar la venta, anularla o marcar que ya lo conciliaste. Cada decisión pide una nota.
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El corte compara solo
Al cerrar caja, el efectivo esperado va por un lado y lo cobrado con tarjeta (con sus devoluciones restadas) por otro — el mismo neto que imprime el reporte Z de tu terminal, para cuadrar en un vistazo.
NOTA: La propina que la terminal pregunta al cliente se registra aparte del ticket: tus reportes de venta no se inflan y el corte no se descuadra.
USUARIOS
Usuarios: quién entra y qué puede hacer
Las cuentas de tu equipo, con dos roles: administrador y cajero.
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Crea cada cuenta con su rol
Un cajero entra directo al POS y no ve el panel. Un administrador ve todo. Cada quien con su propia cuenta: así cada venta, ajuste y verificación tiene nombre.
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Restablece y desactiva
Cambiar una contraseña o desactivar una cuenta expulsa sus sesiones activas al momento — no hay que esperar a que “se le cierre solo”.
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Limita los descuentos del cajero
En Configuración defines el descuento máximo sin autorización; arriba de eso, el POS pide las credenciales de un administrador ahí mismo.
REPORTES
Reportes: decide con números
Ventas por producto, por canal, por ubicación y por método de pago, con rango de fechas. Más el inventario que no se mueve y lo que está por caducar.
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Filtra y compara
Rango de fechas, ubicación y método de pago se combinan. Las devoluciones se muestran restadas para que el neto sea el neto.
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Exporta a CSV
Cualquier vista sale a Excel con un clic, lista para tu contador.
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Activa las alertas
Con un correo de notificaciones configurado, te avisamos cuando un producto toca su punto de reorden y te mandamos el resumen semanal cada lunes: qué se vendió, qué se movió y qué anda bajo.
CONFIGURACIÓN
Configuración: las reglas de tu negocio
Moneda, correo de avisos, límites de descuento, credenciales de cobro y los ajustes de cada módulo activo. Todo lo que se decide una vez y gobierna el resto.
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Lo básico
Moneda, el correo donde quieres recibir alertas y resumen semanal, y el descuento máximo que un cajero puede aplicar sin pedir autorización.
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Credenciales de cobro
El Access Token y el secreto de webhook de Mercado Pago (terminal y pagos en línea), o tu llave de Stripe. Se guardan cifradas; una vez cargadas, el campo queda en blanco a propósito — escribir de nuevo reemplaza, la casilla borra.
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Calendario de pedidos (alimentos)
Hora de corte, días de anticipación, capacidad por día y días cerrados. Estas reglas deben coincidir con las de tu tienda web para que en línea y en mostrador se prometa lo mismo.
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Agenda y reservas
Tu enlace público, la rejilla de horarios (cada cuántos minutos), la anticipación mínima, cuánto dura un apartado sin pagar, qué pasa con una respuesta descalificante del cuestionario, tus datos de transferencia y los horarios semanales de cada sucursal.
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Retención de comprobantes
Cuántos días se conservan las imágenes de transferencias antes de borrarse solas. El registro de verificación se queda para siempre.
PUNTO DE VENTA
El POS: cobrar, devolver y cerrar caja
El botón “Abrir POS” del menú lleva al mostrador: corre en cualquier navegador — tablet, laptop, PC — sin instalar nada. Cada venta descuenta inventario al instante, en la tienda y en la web.
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Arma el carrito
Toca productos, busca por nombre o SKU, o escanea el código de barras. Ajusta cantidades con + / −, asigna cliente si quieres historial, y aplica descuento (con autorización de admin si exceden tu límite).
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Cobra con el método que sea
Efectivo (calcula el cambio), tarjeta en terminal externa, transferencia con comprobante, o el cobro directo a tu terminal Mercado Pago si el módulo está activo. También puedes apartar en lugar de cobrar.
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Devuelve sin desorden
“Devolución” busca el ticket por folio, elige artículos y método. El monto se calcula proporcional a lo pagado (descuentos incluidos) y el reingreso de mercancía es opcional. Una venta cobrada en la terminal pide el comprobante que imprimió el aparato al devolver.
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Abre y cierra la caja
“Caja” abre el turno con tu fondo y lo cierra contando el efectivo. El esperado se calcula solo: fondo + ventas en efectivo − devoluciones ± entradas y salidas manuales. Lo cobrado con tarjeta se muestra aparte, para cuadrarlo contra tu terminal.
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No te detengas sin internet
Si la conexión se cae, el POS sigue cobrando en efectivo y sincroniza las ventas cuando regresa la señal.
NOTA: Los usuarios con rol de cajero entran directo aquí; el panel completo es para administradores.
¿Te atoraste en algún paso?
Escríbenos y te acompañamos en la configuración.
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